Správa a rezervace zasedacích místností

Emaily > Webmail > Kalendář
Rezervace zasedacích místností stejně jednoduchá jako plánování schůzek. Funkce rozšiřuje akce popsané v příspěvcích Přidání a příprava událostí a Plánování schůzek 

Trocha teorie
Pobočka – organizační jednotka na hlavní úrovni,
  • budova, ve které jsou kanceláře (prostory) firmy
  • může se zde nacházet více zasedacích místností
Zasedací místnost
  • prostor s prostředky umožňující konání školení, porady, brainstormingu, brainwashingu…
  • umožňuje definovat prostředky, které jsou k dispozici pro účastníky: TB, mikrofon, připojení k Internetu, prezentační pomůcky apod a informativně také nastavit kapacitu míst
Filosofie používání
  • správce (standardně postmaster) přidá v doméně jednu nebo více poboček
  • v  pobočce založí jednu nebo více zasedacích místností
  • pořadatel události vytvoří schůzku a zarezervuje si čas v zasedací místnosti
    - zasedací místnost pak není dostupná při vytváření jiné události v době, která koliduje s původní událostí
  • pořadatel přidá účastníky schůzky - ačkoliv je u  místností možné nastavit kapacitu účastníků, číselný údaj sám o sobě neslouží k omezení počtu účastníků, které je možné zadat ve formuláři -->  teoreticky tedy může organizátor obeslat 100 účastníků pro událost konající se v místnosti s kapacitou 50 míst
  • účastník nemůže na ve svém kalendáři schůzku upravovat (logicky – pouze organizátor může manipulovat s prostředky zasedací místnosti u vytvořené události)

Založení pobočky a místnosti
Správa poboček a místností se provádí ve webmailu v administraci.
 
Přihlaste se do administrace, přejděte na Pobočky a zasedací místnosti  a klikněte na tlačítko Přidat položku.

Po doplnění nezbytných údajů přidáme jednu nebo více zasedacích místností. Klikněte na tlačítko Přidat místnost 

Po doplnění názvu, prostředků a kapacity místnost uložte. 


Rezervace místností

Vytvořte událost nebo schůzku s účastníky. Pokud používáte rozesílací seznamy, lze schůzka naplánovat přímo z adresáře. 


V rozbalovacím seznamu nacházejícím se pod názvem schůzky (1.) vyberte místnost. 

Před uložením schůzky a odesláním pozvánky může organizátor prověřit dostupnost jednotlivých účastníků (včetně obsazenosti místnosti) - tlačítko Zobrazit dostupnost účastníků a místností (2.)

Dokud není vybrána žádná místnost, je na pravé straně zobrazován seznam dostupných místností
  • kliknutí na odkaz Přidat (nahoře) nebo Dostupnost (dole) vybere místnost a zobrazí události, které se v ní konají
  • místnost odebereme z přehledu buď odkazem Odebrat (seznam dostupných místností nahoře) nebo odkazem Skrýt dostupnost (dole)

Pozn. Dostupnost je sdílena mezi všemi Forpsi schránkami, které mají v nastavení kalendáře zapnutou dostupnost



Podpora funkčnosti ve webmailu a ostatních klientech

  • zasedací místnosti jsou podporovány pouze ve smart verzi webmailu
  • klienti třetích stran (kalendář Outlooku, Thunderbirdu, Google kalendář…) nemohou v zasedací místnosti vytvořit schůzku a to ani kdyby poslali email na adresu místnosti (adresa – alias – se na serveru nevytváří)

Article ID: 4402, , Modified: 8/25/2023 at 11:32 AM

Was this article helpful?

Share this article

Translations

English (English)